オフィス秘書OLの電話マナー

     OFFICEお嬢さんの対外的なイメージは会社のイメージを代表している。日常の仕事の中で、電話に出ることをマスターしましたマナー、あなたの親切な言葉の中心で穏やかに話をさせて、通話が終わったら、相手はあなたに会社すばらしい印象がある。

■通話中に声が大きすぎるのはよくないので、相手にはっきり聞こえるようにしてください。そうしないと、相手は気分が悪くなり、オフィスでの他の人の仕事にも影響を与えます。

■電話に出るときは、まず会社名と所属部署を名乗らなければならない。

■電話に出るときは、相手の会社名や所属部署に問い合わせ、電話に出るときは相手を指定するのに便利です。

■相手が探している人がいないとき、相手の動機や目的が何なのかわからないときは、気軽に伝言しないでください。許可されていない場合は指定された話し手の行方を言わないでください。

■電話をかけていて、お客様の来訪にぶつかった場合は、原則として来訪者を招待し、できるだけ早く通話相手に謝罪し、許可を得て電話を切ること。ただし、電話の内容が重要ですぐに切ることができない場合は、訪問者に少し待ってから電話を続けるように伝えてください。

■電話で用件を伝える場合は、要点を繰り返し、数字、日付、時間などについては、間違いのないように再確認してください。

■相手が自分の名前を名乗らずに上司の行方を尋ねてきた場合は、丁寧に「失礼ですが、どちら様ですか？」

■接客中の人に電話があることを伝えるには、口頭で伝えないほうがいい。メモを利用して伝言することで、秘密の漏洩だけでなく、行き違いによる気まずい思いや不快感も回避できる。

■相手の話の内容が聞き取れない場合は、迷わず、すぐに状況を明確に伝え、改善してもらうことが望ましい。

■突然電話が故障して通話が中断した場合は、必ず別の電話を交換して相手に回し、相手に説明してください。

■電話を切る前の礼儀は無視できない。相手が電話を切ったことを確認してから、受話器を置くことができる。

責任編集：vivi