OAシステム：文書管理から知識管理まで

＜p＞文書管理はOAシステムのベテラン機能であり、20年前にOAシステムの元祖である初代Notesシステムでは、文書管理が主な機能であった。

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＜p＞20年後、文書管理の応用理念と機能は著しい発展を遂げ、より全面的、細密、スマートである。

華天動力などの優秀なOAシステムには、知識管理の応用思想も現れています。

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＜p＞しかし、このような知識管理の応用は知識管理体系の中のほんの一部にすぎず、主に文書をキャリヤーとする優性知識の管理に体現されており、各種知識文書の集中保存、共有、検索、更新を実現している。

話を戻して、この点をしっかりと行うことができる企業はすでにとても悪くなくて、とても悪くありませんでした。

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＜p＞華天動力OAシステムにおいて、文書管理は総合的なモジュールであり、＜a＞ダウンロードセンター、電子ジャーナル、規則制度、ネットハードディスク、レポートセンターなどいくつかの機能が含まれています。それらの使い方は全体的に似ています。

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＜p＞これらのモジュールの文書には2つのソースがあります。1つは電子文書とスキャン、各種画像やビデオなどの資料を含みます。もう1つはOAシステムの重要なフォーム、通知、公告などの情報を直接ここに保存して、後で使いやすいようにします。

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＜p＞安全性については、優れたOAシステムは文書の管理と使用権限を厳しく、細かい制御を行うことができます。例えば、華天動力OAシステムでは、各フォルダとファイルの修正、削除、更新、アクセス、ダウンロードなどの権限を設定できます。権限がないユーザは関連操作ができない、または関連文書にアクセスすることができません。

また、このシステムは、ログクエリ機能を提供しており、各ドキュメントのアクセスと記録の変更を追跡することができます。

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＜p＞＜a href=“//www.sjfzxm.com/news/indexuc.asp”文書＜a＞をどのように有効に利用するかについて、華天動力OAシステムは技術的な観点からサポートを提供しています。

これは、ユーザが様々な種類の細分ディレクトリを自由に設定することを可能にし、関係者が素早く役に立つ文書を見つけることができます。

また、全文検索機能も提供されており、ファイルのタイトルだけでなく、ドキュメントの内容を直接検索したり、キーワードに従って内容を比較したりして、必要な文書を見つけることができます。

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＜p＞また、華天動力＜a href=「http:/www.sjfzxm.com/news/indexuc.asp」＞OAシステム＜a＞は、ドキュメントが新規または修正された場合、自動的に関係者にメッセージを送ることができます。

ユーザーは文書管理のモジュールをOAシステムのトップページに置くことができます。このように各種文書を使うのはとても便利です。

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＜p＞例えば企業の変わりやすい文書情報について、複数の人が同じ文書を操作する場合、修正記録を制御し管理するのは難しいです。

華天動力はOAシステムにおいてバージョン制御の機能を提供しており、全てのドキュメントの修正時間、修正者及び各歴史バージョンの情報を自動的に記録することができ、後続の問題処理を便利にし、企業のISO文書化を実現するために強力なツールを提供しています。

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＜p＞最後に説明したいのは、文書管理にしても、知識管理にしても、応用実践における最大の障害は有効な管理ツールの欠如ではなく、有効な管理制度の欠如と強力な実行である。

OAシステムでは、簡潔で実用的な文書管理ツールを提供しています。うまく使えるかどうかは、企業が制度及び実行においての要素にもなります。

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