公文書を書く：よく使う基本的な表現

　　1.叙述

叙述は人物、事件と環境に対する概括的な説明と表現であり、叙述、倒述、叙述などの数種類に分けられる。

（1）順番に述べる

事件の発生、発展の順序によって述べます。また、問題提起、問題分析、問題解決、事物発展の因果関係などの論理順に述べるのも、順叙に属する。

機関の実用的な文体は大体このような方法を採用して人物を叙述して、経緯を述べてあるいは事実を列挙します。

（2）倒談

事件の結末や問題の結論を前に述べて、順序や他の叙述方法で述べる方法です。

行政公文書や公用文書の中には、事故の通報や調査報告などの文種があります。

（3）エピソード

順序の過程で、書く必要に応じて、しばらく元の叙述脈絡を中断して、元の叙述に関する別の内容を挿入します。つまり、過去を追憶したり、補足説明をしたりして、挿入した叙述が終わったら、元の脈絡に従って叙述を続けます。

　　公文書エピソードに対してはあまり使われていません。

　　2.描写

描写とは、人物、事件、環境を具体的に描写し、生き生きと描写することである。描写の作用は主に描写するものがイメージ、生き生きとしていて、真に迫っています。描写はしばしば叙述と結合して用いられる。

描写の対象によって、描写は人物描写、環境描写に分けられます。描写の角度によって、正面描写、側面描写に分けられます。

役所の実用的な文体の中で特にこれに対して警戒を払うべきで、まさにテーマの需要を際立たせますため、いくつかの具体的な実用的な文体、特に公文書、甚だしきに至ってはほぼこのような表現方式を使いません。

　　3.議論

議論とは書き手客観的事物に対して分析と評論を行い、直接に観点と態度を表明する。議論の要素構成：論点、論拠と論証過程。議論は論点が正しく、鮮明で、論拠がしっかりと有力に論点を証明し、論証は周到で、厳密で、完璧でなければならない。論証は立論と論駁の二つの種類に分けられます。その方法がよく使われているのは、例証法、喩証法、類比法、対比法、反論法、誤謬法です。

(1)例証法

典型的な事実を論拠として論点を証明する方法、つまりよく言われる「事実のふり方」です。「事実は雄弁に勝る」と言われているが、この方法が最も説得力のある論証方法であることがわかる。

（2）喩証法

比喩を使って道理を説明し、論点を引き出す方法です。この論証方法が適切に運用されれば、深く浅く、生き生きとした効果が得られます。

（3）類比法

すでに知られている事物のある特徴によって、類似のもう一つの事物にもある特徴があることを証明します。論証過程は同じ特徴の推論である。

この方法を使うのは、できるだけ物事の似ているところをつかむことに重きを置いています。似ているところが多ければ多いほど、押し出された道理は説得力があります。

(4)比較法

二つのはっきりしていることと反対のことを比較します。二つの場合に分けられます。一つは横比、一つは縦比です。

（5）反論法

相手の観点や見方を否定して、自分の理由や論点を明らかにする論法です。反駁の対象は相手の論点であってもいいし、相手の論拠であってもいいです。

（6）正誤法

反対の論点から誤った結論を引き出して道理を説明する方法は、相手の誤りを仮定して論断を「正しい」とし、その後相手の論断からでたらめな結論を導き出すことによって、相手の論断が成立しないことを証明し、相手の論点を論述する論拠方法の一つである。

　　4.説明

説明とは、著者が客観的な事物の性質、状態、特徴、成因、構造、機能、用途について説明し、説明することである。説明は機関実用文体でよく使われる基本的な表現です。具体的には、概説、定説、解説があります。

（1）概説

客観的な物事に対して行う総合的、概括的な紹介解説です。その特徴は普通の全体の状況に対してだけで、文字が簡単で、概括性が強いです。表現する時は大体安定した順序を守らなければなりません。

(2)境界説

物事の定義、すなわち物事の本質的な属性と特徴についての判断的な説明である。一つの事物を捉えてその事物の本質的な属性と区別し、物事を正確に定義する論理原則と方法を把握するように注意しなければならないという。

（3）解説

すなわち、物事の説明性の詳細な説明は、概説と定説の具体化と補足、注釈、解釈に用いられることが多い。解説は、複雑なものを分類して説明する必要があります。解説するときは、例を挙げて、たとえて、比較して、列の数字、リスト、製図などの具体的な手段を使ってもいいです。