회의장 서비스 예의에 주의해야 할 곳

회의장 서비스 예의는 회의가 순조롭게 진행되고 성공적인 요소를 얻고, 회의장 서비스 업무의 내용은 매우 많은데, 일반적으로 다음의 몇 가지를 포함한다.

　　일.안내석

대다수 회의는 회의 참석자의 좌석은 사전에 배치되어 있으며, 참석자는 번호에 대항하거나 회의장을 약간의 부분으로 나누고 부서를 단위로 집중해야 한다.회의에 참석한 사람들은 미리 회의장에 익숙하지 않을 수 있으니, 회의직원이 자리를 안내해야 한다.그러자 참석자도 편리하고 회의장 질서를 유지해 회의 효과를 보장했다.

일부 대형 회의는 회의장이 비교적 커서 회의에 참석한 인원도 많아 자리를 이끌어야 한다.회의 직원의 부담을 줄이기 위해 인쇄석차표를 채택할 수 있으며, 회의장에 지시표기를 설치하고, 출석증이나 출석번호에 좌석번호를 표시하는 방식으로 참석자를 순조롭게 찾아내는 것을 유도한다.

　　2. 회의 서류를 나누어 드립니다.재료

회의에서 필요한 서류 자료는 회의 직원이 제때에 각 회의 참가자들에게 정확하게 나누어야 한다.회의 문건과 재료는 두 가지 형식이 있다.회의 전 서류와 자료를 나누어 회의장에 들어갈 수 있을 때 회의원들이 회의장 입구에서 각 회의에 참석자에게 각 참석자를 발급할 수 있으며, 회의를 시작하기 전에 각 참석자의 자리에 서류 자료를 지정할 수 있다.

회의에서 서류 자료를 배포하여 회의 스태프를 각조로 나누어 각 그룹의 서류 자료의 분배와 퇴각을 책임질 수 있다.서류를 회수해야 할 서류는 일반적으로 문서의 오른쪽 모퉁이에 문인과 수문 시간을 기록하여 수문할 때 등록해야 한다.

　　3. 내외 연락과 정보 전달

회의가 진행되는 가운데 외부와 차단되는 것이 아니라, 회의 관계자들이 내외 연락을 하고 정보를 전달해야 한다.관련 부서의 긴급 상황은 참석자, 우편물, 전보, 전화 접수 등을 전달해야 한다.안팎 연락과 전달 정보 중 회의원들은 회의 내용의 비밀을 주의해야 하며, 비밀스러운 회의 내용도 누설해서는 안 된다.

　　4. 유지회의장 질서

회의와 무관한 인원을 제지하고 회의장에 들어서면 안전을 보장한다.회의가 진행될 때 혼란이 발생하면, 회의 관계자들은 제때에 제작하고 조정해야 한다.특히 중요한 밀급이 높은 회의에서 혼란 속에서 의외의 상황이 발생하는 것을 방지한다.

　　5. 임시로 일을 맡기다

회의 진행 과정에서 예상치 못한 임시 변동이 발생할 수도 있고, 회의 직원들은 즉시 지도자에게 지시하고, 지도자의 지시에 응급조치를 취하여 적절하게 처리해야 한다.

　　6. 기타 서비스 작업

회의 기간에 필요한 물품을 제때에 준비하면 펜, 잉크, 종이 등과 같다.회의장 광선, 회의장 청소, 회의장 촬영 기념 등등.오랜 회의는 다수를 준비해야 한다.